10 Jahre VARIO-SUITE: Digitalisierung für das Handwerk

Entscheidend ist heute vielmehr, ob digitale Lösungen den betrieblichen Alltag tatsächlich vereinfachen. Gerade Unternehmen der Rohr- und Kanaltechnik stehen dabei vor besonderen Herausforderungen: Kundenanfragen, Angebote, Aufträge, Fahrzeuge, Techniker, Notdienste, Routen, Arbeitszeiten, Dokumentationen und Rechnungen müssen täglich koordiniert werden. Genau für diese branchenspezifischen Anforderungen wurde VARIO-SUITE entwickelt. Die Softwarelösung ist nach Unternehmensangaben seit 2016 am Markt und feiert damit 2026 ihr zehnjähriges Bestehen. Sie richtet sich insbesondere an Betriebe der Rohr- und Kanaltechnik sowie angrenzende Bereiche und verfolgt einen klaren Ansatz:

möglichst viele betriebliche Abläufe in einem durchgängigen System zusammenzuführen. Digitalisierung beginnt nicht beim Computer, sondern beim Arbeitsablauf. Viele mittelständische Unternehmen kennen eine Situation, die zunächst digital erscheint, in der Praxis jedoch zusätzliche Arbeit verursacht: Angebote und Rechnungen werden in einem Programm erstellt, Termine über eine andere Anwendung verwaltet, Einsatzpläne über Tabellen organisiert und Informationen aus dem Außendienst über Telefon, E-Mail oder Messenger weitergegeben. Die Folge können doppelte Dateneingaben, Medienbrüche und unnötiger Verwaltungsaufwand sein.

VARIO-SUITE setzt deshalb auf einen anderen Ansatz. Büro und Finanzen, Planung und Disposition sowie die Arbeit der Techniker und Monteure sollen innerhalb einer gemeinsamen digitalen Prozesslandschaft miteinander verbunden werden. Die Software ist dabei nicht als allgemeine Universallösung konzipiert, sondern auf typische Abläufe der Rohr- und Kanaltechnik ausgerichtet. Von der Kundenverwaltung bis zur Rechnung. Der Funktionsumfang beginnt bereits bei den grundlegenden Unternehmensdaten. Mitarbeiter, Kunden, Fahrzeuge, Techniker und Monteure können ebenso verwaltet werden wie Artikel, individuelle Kundenpreise, Kostenstellen, Umsatzkonten und Einsatzorte.

Im kaufmännischen Bereich gehören unter anderem Angebote, Aufträge, Rechnungen und Abschlagsrechnungen zum System. Hinzu kommen offene Posten, automatisiertes Mahnwesen, Zahlungsverwaltung, Rechnungsausgangsbuch und Nachkalkulation. Auch Schnittstellen spielen eine wichtige Rolle. VARIO-SUITE nennt unter anderem die DATEV- und GAEB-Anbindung sowie Möglichkeiten zur elektronischen Rechnungsverarbeitung. Damit sollen Daten nicht bei jedem nachfolgenden Arbeitsschritt erneut eingegeben werden müssen. Der Grundgedanke ist ebenso einfach wie wirtschaftlich: Eine Information sollte möglichst einmal erfasst werden und anschließend dort zur Verfügung stehen, wo sie benötigt wird.

Die Disposition wird zur digitalen Schaltzentrale Besonders anspruchsvoll ist der Arbeitsalltag dort, wo Menschen, Fahrzeuge und Termine gleichzeitig koordiniert werden müssen. Ein Rohr- oder Kanaltechnikbetrieb kann seinen Tagesablauf nur bedingt langfristig festlegen. Ein Einsatz dauert länger als geplant, ein Notfall kommt hinzu oder ein Mitarbeiter muss kurzfristig einen anderen Auftrag übernehmen. VARIO-SUITE verbindet deshalb die Auftragsplanung mit Fahrzeug- und Technikerplanung. Darüber hinaus gehören nach Unternehmensangaben Gesamtplanung, Urlaubsplanung, Jobtickets, Lieferscheine, Routenplanung und Routenoptimierung sowie die Organisation von Notdiensten zum Funktionsumfang.

Damit soll die Disposition einen aktuellen Überblick darüber erhalten, welcher Mitarbeiter wo eingesetzt wird und welche Aufträge noch anstehen. Gerade bei kurzfristigen Veränderungen kann dies entscheidend sein. Wird beispielsweise ein Techniker bei einem Auftrag länger benötigt als vorgesehen, können nachfolgende Termine entsprechend angepasst werden. Büro und Außendienst auf demselben Informationsstand Eine durchgängige Digitalisierung darf allerdings nicht an der Bürotür enden. Die eigentliche Leistung eines Rohr- oder Kanaltechnikunternehmens findet häufig beim Kunden statt. Deshalb muss auch der Techniker vor Ort in den Informationsfluss eingebunden sein.

Über die mobile Nutzung können auftragsbezogene Informationen verarbeitet, Arbeitszeiten erfasst und Statusmeldungen weitergegeben werden. Auch Kundenunterschriften können digital in den Prozess eingebunden werden. Dadurch entsteht ein wesentlicher Vorteil: Informationen aus dem Außendienst müssen nicht zunächst auf Papier festgehalten und später erneut im Büro erfasst werden. Büro und Außendienst arbeiten auf Grundlage derselben digitalen Prozesse. Die „Klick-Diät“: Weniger Bedienung, mehr Ergebnis Ein interessanter Ansatz von VARIO-SUITE betrifft die Bedienbarkeit.

Denn der Erfolg einer Software hängt nicht allein davon ab, wie viele Funktionen sie besitzt. Für einen Techniker, der mehrere Einsätze am Tag absolviert, zählt vor allem, wie schnell er die benötigten Arbeitsschritte erledigen kann. VARIO-SUITE spricht in diesem Zusammenhang von einer „Klick-Diät“. Wiederkehrende Abläufe sollen bewusst auf möglichst wenige Bedienungsschritte reduziert werden. Im praktischen Einsatz betrifft dies beispielsweise das Starten eines Auftrags, die Navigation zum Kunden, die Erfassung eines Notdienstes, die digitale Kundenunterschrift oder das Buchen der Arbeitszeit.

Was zunächst nach einer kleinen Zeitersparnis klingt, kann sich im betrieblichen Alltag summieren. Werden dieselben Arbeitsschritte täglich von zahlreichen Mitarbeitern ausgeführt, können unnötige Eingaben erhebliche Arbeitszeit beanspruchen. Der entscheidende Maßstab moderner Unternehmenssoftware sollte deshalb lauten: Digitalisierung muss Arbeit reduzieren – nicht zusätzliche Arbeit produzieren. Spezialisierung statt Universalsoftware Ein weiterer Unterschied liegt in der Branchenausrichtung. Eine allgemeine Handwerkersoftware muss zwangsläufig zahlreiche unterschiedliche Gewerke berücksichtigen. Die Anforderungen eines Dachdeckers unterscheiden sich jedoch erheblich von denen eines Rohrreinigungs- oder Kanaltechnikbetriebes.

VARIO-SUITE verfolgt deshalb einen spezialisierten Ansatz. Die Software wurde nach Angaben des Unternehmens gezielt für die betrieblichen Abläufe dieser Branche entwickelt und über Jahre weiterentwickelt. Das betrifft nicht nur die kaufmännische Verwaltung, sondern insbesondere Einsatzplanung, Fahrzeuge, Techniker, Notdienste und die Kommunikation zwischen Büro und Außendienst. Zehn Jahre Marktpräsenz in einer schnelllebigen Branche Zehn Jahre sind in der Softwarewelt eine beachtliche Zeitspanne.

Seit dem Marktstart von VARIO-SUITE im Jahr 2016 haben sich die Anforderungen an Unternehmenssoftware erheblich verändert. Cloud-Technologien, mobile Arbeitsplätze, Echtzeitinformationen, elektronische Rechnungen und zunehmend auch künstliche Intelligenz prägen heute die Erwartungen an moderne Systeme. Software muss deshalb permanent weiterentwickelt werden. Nach Angaben des Unternehmens wird VARIO-SUITE kontinuierlich an neue technische und betriebliche Anforderungen angepasst. Die Spezialisierung auf die Rohr- und Kanaltechnik bleibt dabei der zentrale Bestandteil der Produktstrategie.

JSC Digital Ltd. mit Unternehmenssitz in London. Das digitale und technologische Umfeld hinter der Entwicklung ist mit der JSC Digital Ltd. verbunden. Das Unternehmen hat seinen Sitz in London, Vereinigtes Königreich. JSC Digital beschreibt sich als Softwareentwicklungs- und Digitalunternehmen und verbindet unterschiedliche Disziplinen wie Softwareentwicklung, Programmierung, Design, Beratung, Marketing und Corporate Identity. Nach Unternehmensangaben reichen die Ursprünge der Geschäftstätigkeit bis 1988 nach Deutschland zurück. Damit steht hinter dem heutigen digitalen Umfeld eine Entwicklung, die bereits lange vor dem Siegeszug von Cloud-Anwendungen, Smartphones und künstlicher Intelligenz begann.

Der heutige Unternehmenssitz befindet sich in London. Gerade diese Entwicklung verdeutlicht, wie stark sich die Anforderungen an IT-Unternehmen verändert haben. Früher stand häufig die reine Programmierung im Mittelpunkt. Heute müssen technische Entwicklung, Benutzerfreundlichkeit, Prozessverständnis und digitale Kommunikation zusammenspielen. Bewährte Grundsätze bleiben auch in der digitalen Welt bestehen Bei allen technologischen Veränderungen bleibt jedoch ein Grundsatz bestehen, der im Handwerk seit Generationen gilt: Ein gutes Werkzeug muss zuverlässig funktionieren und dem Menschen die Arbeit erleichtern. Früher bezog sich dieser Anspruch hauptsächlich auf Maschinen, Fahrzeuge und Werkzeuge.

Heute gilt er ebenso für die Software eines Unternehmens. Die entscheidende Frage ist deshalb nicht, wie viele Programme ein Betrieb einsetzt oder wie umfangreich eine Funktionsliste ausfällt. Entscheidend ist, ob ein Auftrag vom ersten Kundenkontakt über Angebot und Einsatzplanung bis zur Durchführung, Dokumentation und Rechnungsstellung möglichst ohne unnötige Unterbrechungen bearbeitet werden kann. Wenn Daten nur einmal erfasst werden müssen, Techniker und Büro mit demselben Informationsstand arbeiten und administrative Tätigkeiten reduziert werden können, entsteht aus Digitalisierung ein messbarer praktischer Nutzen.

Digitalisierung muss dem Unternehmen dienen. Die zehnjährige Entwicklung von VARIO-SUITE zeigt damit beispielhaft eine Veränderung, die inzwischen weite Teile des Mittelstands betrifft. Digitalisierung bedeutet nicht zwangsläufig, immer mehr Anwendungen einzuführen. Im Gegenteil: Die eigentliche Herausforderung besteht darin, vorhandene Abläufe sinnvoll miteinander zu verbinden. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen kann eine spezialisierte Lösung deshalb Vorteile bieten. Sie muss nicht jede theoretisch denkbare Funktion beherrschen. Sie muss vielmehr die Prozesse verstehen, die in der jeweiligen Branche jeden Tag tatsächlich stattfinden.

Nach zehn Jahren VARIO-SUITE zeigt sich ein grundlegender Gedanke: Die Zukunft gehört nicht unbedingt der Software mit den meisten Funktionen, sondern derjenigen, die den Arbeitsalltag ihrer Anwender versteht und Prozesse tatsächlich erleichtert. Redakteurin: Princess Elfi Singer ENA – European News Agency Ressort: Wirtschaft | Digitalisierung | Mittelstand Redaktioneller Hinweis: Angaben zu Unternehmensgeschichte, Funktionen und Leistungsumfang basieren auf öffentlich zugänglichen Informationen von VARIO-SUITE und JSC Digital sowie bereitgestelltem Fachmaterial. Nicht unabhängig verifizierte Produktangaben sind als Unternehmensangaben zu verstehen.